SharePointに作成したフォルダ/ファイルを同じSharePoint内にコピーしたい

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このトピックには4件の返信が含まれ、2人の参加者がいます。1 週、 5 日前 Kenta さんが最後の更新を行いました。

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  • #5775
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    Kenta
    参加者

    A > AというSharePoint内のサイトにアップロードしたファイルを、
    A > Bという同じSharePoint内に同期をとるようなイメージで丸ごとコピーするように、
    Auto Mateを作りたいと考えています。

    利用とバックアップというそれぞれの目的があるのですが、
    複数の人が触るために、別で同じものを用意したいので、
    このようなフローを考えていますが、全然うまくいきません。。。。

    みなさまの知見をいただけないでしょうか。

    #5776
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    Teruchika Yamada
    キーマスター

    こんにちは。

    利用とバックアップ、というのは・・・
     ドキュメントライブラリA = ユーザーが自由に利用して良い場所
     ドキュメントライブラリB = バックアップ
    のようなコトがしたいのでしょうか?
    (SPO には、デフォルトで履歴管理の機能があるのですが、ソレでは要件を満たすには至らない?なんですかね・・・)

    仮に上記の想定どおりと仮定して続けると、1日1回なり、1週間に1回バックアップができればよいのであればスケジュールトリガーを利用して夜間に退避などで実現できると思います。
    https://docs.microsoft.com/ja-jp/power-automate/run-scheduled-tasks?WT.mc_id=BA-MVP-5004053

    解決したい課題に対してどういう理由があるのか?等をあわせて質問する際に記載いただけると新しいアイディアや解決案を提示しやすいです。
    例えば「日々の断片でバックアップしたファイル群が、翌日に別業務へ回す必要があるため」等の理由だとすると前述のように、1日1回 夜間に退避できればOKかな?と判断できます。
    次にご質問いただく機会がある際は、差し支えない範囲で構いませんが意図や理由もあわせてお試しください。

    #5777
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    Kenta
    参加者

    Yamada さん
    質問へのご回答ありがとうございます!

    AとBの関連性としては、
    ドキュメントライブラリA = 自由に保管できる。
    ドキュメントライブラリB = Aのライブラリ全体のコピー(バックアップ)

    で、回答いただいた通りです。

    Aで利用するファイルはマスターファイルと呼ばれる業務で利用するテンプレファイルを
    格納するライブラリを予定していて、複数人が利用し、基本運用ルールは定めていますが、
    リテラシーが高くないためか、操作誤りによるデータ削除や移動等が行われてしまう可能性があるため、
    Bというライブラリでフルバックアップを取りたい、ということが理由になります。

    また、フォルダ作成やファイルアップロードも頻繁に行われるため、
    1日1回、AとBで差分をチェックし、Bになかった場合、コピーする、というように、
    フローを構築できればと思いますが、可能なのでしょうか?

    改めて、ご意見をいただければと思います。

    #5778
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    Teruchika Yamada
    キーマスター

    想定がズレてなくて良かったです。

    A と B の差分ですが、ファイルの中身まで比較するのはとても大変だと思います。
    当方であれば、ファイルの更新日付で追加・更新を判断するかな、と考えました。

    ■(勝手な)仕様
     1)バックアップは1回/日、夜間(はきっと非稼働時間と想定)
     2)バックアップした際に、B へ年月日のフォルダを作って、その中に退避
     3)週に1回(例えば日曜日)フルバックアップ(Aフォルダを丸ごとバックアップする
     4)上記3)以外は差分バックアップ(A に追加と更新されたモノ)
     5)削除は・・・どうしましょう?要件的には無視しても良いのかな、と思いました
      → SPO であればゴミ箱から復元できるので、当方であればそちらで教育していくかな、です。

     ※追加・更新されたモノの判定:A のライブラリから一覧で取得して、前日(今日―1日)よりも更新日時が新しいモノ

    上記のような仕組みであれば、比較的シンプルですし、A と B の内容を比較して差分を考える必要もないかと思います。
    エンドユーザーのミス等をフォローするための仕組みであれば「前日夜間に退避した状態であれば助けられるかも」でいかがでしょうか。

    あと、バックアップされていく B 側のファイルが増えていくと思いますので、四半期に1回 過去分を消すなどが必要かもしれませんね。

    #5779
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    Kenta
    参加者

    Yamada さん

    ご意見ありがとうございます!
    仕様まで考えていただいてとても助かります。。。
    上記は差分取得とフルバックアップをそれぞれ実施する、というフローですね!

    つたない仕様ではありますが、自分は以下のような仕様を考えておりました。

     1)フルバックアップ(Aフォルダ ⇒ Bフォルダ)は1回/日 夜間帯(業務で利用していないため)
     2)B へのフルバックアップ取得時の年月日フォルダを自動で生成、その中にAフォルダのフルバックアップを実施

    削除に関しては手動運用を取らざるを得ないと思っていますので、
    週1回見直して削除するようにできればと思っています。

    差分に関しては、ご意見をいただきましたが、
    リテラシーが低いこともあり、認知できない可能性がありましたので、
    今回は日次のフルバックアップ案でいければと思っています。 
    また日付で管理というところは自分では盲点でした。ご教示ありがとうございます。

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